Vergaderingen. Ik heb werkelijk nog nooit gehoord dat iemand het leuk vindt. En het is ook niet leuk. Het is verschrikkelijk. Japke-d. Bouma zegt onomwonden: ‘Vergaderen werkt niet. Het is samen, in een saai zaaltje, langzaam doodgaan met elkaar – met vieze koffie. Vergaderen is voor managers, niet voor mensen die hun werk af moeten krijgen’ (bron: Twitter/X – 1 mei 2024). En toch doen we het te pas en te onpas. Het onderwijs is ervan vergeven. Werkgroepje hier, commissietje daar … het kan soms niet op. Waarom vinden we het, op die enkele beroepsbabbelaars na, niet leuk?
De hoofdoorzaak van deze afkeer ligt in het feit dat vergaderingen slecht geleid worden. Het feit dat ook de deelnemers meestal niet echt meewerken is daarbij niet helpend. Ik zal dit puntsgewijs bespreken.
- Het gebeurt te vaak dat de agenda vooraf niet bekend is of nogal vloeibaar is. Je krijgt als deelnemer niet de kans je goed voor te bereiden. De keerzijde is trouwens dat de stukken die er wel zijn niet vooraf worden gelezen. Er wordt vaak een leespauze ingelast om iedereen alsnog ‘de kans te geven’. Luiheid wordt beloond. Als je je wel hebt voorbereid, is die onderbreking niet echt motiverend. Ik als wel-voorbereide deelnemer word graag serieus genomen en heb de neiging al af te haken voordat de bijeenkomst echt begonnen is.
- Plenaire vergaderingen gaan vaak over onderwerpen die niet plenair besproken hoeven worden. De aanschaf van kleutermateriaal is waarschijnlijk best boeiend, maar niet voor mij. Sommige onderwerpen hoeven überhaupt niet besproken te worden. Ik heb weleens drie keer vergaderd over de kleur van de pietenpakjes. Onzin. Koop gewoon rode pakjes in en geen haan die er naar kraait.
- De volgende zaken worden zonder problemen geaccepteerd: te laat komen omdat er ineens iets tussen komt, tijdens de vergadering onderonsjes, Whatsappen, werk nakijken enzovoort. Ook eerder weggaan is de gewoonste zaak van de wereld (‘Ik moet de kinderen ophalen’), ook al is de vergaderdatum al maanden bekend. Het schijnt allemaal niks uit te maken.
- Het venijn zit meestal in de rondvraag. Als deze – zoals gewoonlijk – op het eind is geprogrammeerd, grijpt men de kans om alles wat niet besproken is onvoorbereid in de groep te gooien. En wat niet besproken is, is vaak veel. De rondvraag achteraf is de grootste tijdverslinder.
- Het mantra dat iedereen gehoord dient te worden is ook onuitroeibaar. Iedereen moet zijn plasje doen over een besluit. Gevolg is een tijdrovende discussie waar men doorgaans onvoorbereid in terecht komt. Afdwalen mag gewoon, want iedereen moet gehoord worden. En er rolt altijd een ‘vlees noch vis’-compromis uit waar niemand het volledig mee eens is, maar iedereen wel een beetje.
- Nu maakt een slecht besluit niet uit, want een besluit is kneedbaar. Dat betekent dat er soms al tijdens dezelfde vergadering aan gemorreld kan worden. De discussie begint weer van voren af aan. En afspraken krijgen meestal geen vervolg. Je kunt ze met het grootste gemak negeren of terzijde schuiven. De keren dat er ‘ja’ wordt geknikt en ‘nee’ wordt gedaan, zijn ontelbaar.
- Er moet altijd verbonden worden. De voorzitter is doorgaans deel van het team en bang voor een stevige discussie. Ik denk dat wij het polderen in het onderwijs hebben uitgevonden. Voor sommige collega’s is verbinden trouwens altijd eenrichtingsverkeer.
- Iedereen heeft stokpaardjes en die worden tijdens vergaderingen ook voorspelbaar bereden. Ik ben meestal de notulist (dan doe ik tenminste iets nuttigs) en heb weleens notulen voorafgaand aan de vergadering gemaakt. Ik hoefde soms alleen maar enkele data aan te passen. De rest stond op voorhand al vast.
- De schreeuwerds krijgen doorgaans de meeste spreektijd en meestal ook hun zin. Een onvoorbereide (want men heeft geen agenda ontvangen) vergadering is voor introverte mensen of mensen die bedachtzaam wikken en wegen een soort van hel.
- Omdat men zeker aan het begin in en uit loopt alsof het een cafetaria betreft, is er ook geen duidelijk begin of einde. Ik heb vaak aan het eind wat onhandig zitten wachten en moeten vragen of de vergadering afgelopen was. Dat is vervelend, omdat ik snel weg wil; ik heb dan een overdosis mensen gehad.
Hoe dan wel?
Handreikingen voor de voorzitter:
- Bereid je goed voor. Wie notuleert, wat is de tijdplanning enzovoort.
- Begin op tijd. Half 4 is half 4. Op dat moment nog mensen bijeenroepen is vervelend voor het handjevol dat er altijd op tijd zit.
- Zorg ervoor dat deelnemers de agenda en te lezen stukken vooraf ontvangen hebben. Eis ook dat ze gelezen zijn en beloon luiheid niet met leespauzes tijdens de vergadering.
- Plan de korte rondvraag aan het begin. Deze dient alleen te gaan over kleine overzichtelijke onderwerpen die geen mail kunnen zijn. Anders gewoon afkappen.
- Zorg dat de doelstellingen duidelijk zijn. Is het doel informeren, inventariseren of besluitvorming?
- Vraag je af of iedere deelnemer betrokken is bij het onderwerp. Wellicht is werken met subgroepen of werkgroepen een betere manier.
- Wees soms onaardig: kap af, eis deelname, druk soms door en houd mensen bij de les. Ga conflicten niet uit de weg.
- Laat niet alleen de schreeuwerds aan het woord. 30 procent van de mensen is introvert. Dus die zitten ook in vergaderingen. Geef hun ook de kans om ertussen te komen, maar zet hen niet voor het blok.
- Herken besluiten. Het gebeurt vaak dat het resultaat al duidelijk is en er consensus is, maar dat er toch nog een tijd doorvergaderd wordt.
Handreikingen voor de deelnemer:
- Hold your horses. Soms is het goed eens niet op je stokpaardje te gaan zitten. Je mening hierover is doorgaans al bekend en je wekt alleen maar afkeer op.
- Bereid je goed voor. Lees de stukken. Vorm je mening. En doe niet te ingewikkeld. Je hoeft geen besluit te nemen over het kernwapenprogramma van een duistere dictatuur.
- Accepteer je verlies. Soms is een verkeerd besluit beter dan geen of een halfbakken besluit. Ons is wijsgemaakt dat polderend overleggen heilig is, maar dat is niet zo.
- Houd je aan afspraken. Als er bijvoorbeeld afgesproken wordt om op bepaalde momenten pleinwacht te lopen, dan heb je dat te doen. Wil je dat niet, dan trek je je mond open tijdens de vergadering. Zo voorkom je dat het onderwerp enkele maanden later weer op de agenda staat.
- Ren na de vergadering meteen weg. Spring in de auto en vertrek met gierende banden. Je loopt anders de kans terecht te komen in een roddelend schaduwoverleg waarin alle zaken nog eens dunnetjes langs de meetlat worden gelegd.
- Realiseer je: de echte besluiten worden door andere mensen op andere plekken genomen. Teamvergaderingen zijn voor het ‘klein bier’. Maak de vergadering niet groter dan hij is.
Door: Bertus Meijer
Onderwijsenzo
Gepubliceerd op 13 juni 2024